Onthaal- en routeringsbalie voor klinieken
De telefoon gaat terwijl het onthaal bij een patiënt is. Voicemails, formulieren en berichten stapelen zich op in vier plaatsen, en welke niet kon wachten, merk je pas nadat die gewacht heeft. Dit zet elke aanvraag in één wachtrij, in de volgorde waarin je eigen regels zeggen dat ze aan de beurt is, en toont welke regel ze daar zette.
Concept
Geen klantenwerk- Wat dit is
- Een tool die ik zou bouwen, getekend om het idee te tonen. Elke naam en elk getal op deze schermen is verzonnen.
- Voor
- De manager van een kliniek met 3 tot 15 zorgverleners.
- Prijs en tijd
- Vanaf € 18.000, meestal 3–5 weken, tegen een vaste prijs: ik zou het offreren als een interne tool.
- Hoort bij
- Zorg
Live demo
Elke aanvraag toont de regel die ze plaatste.
Demo
De wachtrij van het onthaal, woensdagochtend
Woensdag, 09:38. Vier aanvragen staan open, in de volgorde waarin ze volgens de regels van de praktijk aan de beurt zijn.
De andere schermen
Eén aanvraag, de regels, de dag en de week.
- Voetzorg KouterAanvragenAgendaDocumentenDoor de praktijk ingesteldRegelsAntwoordvoorstellenWeekrapportLotte De WildeOnthaalVoicemail09:41, 0:21Transcribed by AI0:09 / 0:21
- 0:02
Hallo, met Marc Verstraete.
- 0:05
Maandag is mijn ingegroeide teennagel behandeld,
- 0:09
en sinds gisteravond klopt de teen.
- 0:14
Is dat normaal?
- 0:17
Kan iemand me terugbellen op dit nummer?
Waarom het eerst staat- Beller
- Marc Verstraete telefoonnummer
- Ingreep
- Nagelingreep, ma 9 nov agenda
- Op de lijst
- “klopt” 0:09
- Regel
- 1, after a procedure, with a word from our call-back list
- Naar
- Elke Van Damme, terugbellen
- Uiterlijk
- 10:41, binnen 1 uur
Sms aan MarcDraft by AI, not sentHello Marc, this is Voetzorg Kouter. We have your message. Elke will call you back this morning, before 10:41.
BewerkenVersturenConcept
Eén aanvraag
De voicemail en de transcriptie, waarom ze eerst staat, en een antwoord dat klaarstaat voor een mens om te versturen.
1 / 4 - 0:02
- Voetzorg KouterAanvragenAgendaDocumentenDoor de praktijk ingesteldRegelsAntwoordvoorstellenWeekrapportLotte De WildeOnthaal
# Als een aanvraag Dan Wie Binnen Laatst gewijzigd 1 After a procedure, with a word from our call-back list Terugbellen Podoloog van dienst 1 uur Elke, 3 nov 2 Een gemiste oproep zonder bericht, van een nummer dat we kennen Terugbellen Onthaal 2 uur Lotte, 28 okt 3 Vraagt een afspraak te verzetten of te annuleren Drie tijdsloten aanbieden Onthaal 4 uur Lotte, 28 okt 4 Er zit een brief of verwijsbrief bij Documentlezer, dan klasseren Onthaal 6 uur Lotte, 14 okt 5 Een nieuwe patiënt Eerste consult van 40 minuten aanbieden Onthaal Dezelfde dag Pieter, 14 okt 6 Vraagt een factuur of een attest Adminlijst Onthaal 2 werkdagen Lotte, 3 nov 7 Al het andere Antwoorden met een voorstel Onthaal Dezelfde dag Lotte, 14 okt Toets een bericht aan de regelsBerichtSinds de ingreep klopt mijn teen, kan iemand me bellen?Regel 1, op “klopt” na een ingreep1 uurOnze terugbellijstregel 1Concept
Regels
De eigen regels van de praktijk, van boven naar onder overlopen. Iedereen aan het onthaal kan ze lezen; de praktijk past ze aan.
2 / 4 - Voetzorg KouterAanvragenAgendaDocumentenDoor de praktijk ingesteldRegelsAntwoordvoorstellenWeekrapportLotte De WildeOnthaalElke Van DammePieter Goossens09:0009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:30Sara VercammenControleWout LievensNagelzorg, 50 minMarc VerstraeteTerugbellenCharlotte BauwensGanganalyseKoen RaesPassingMaarten ClaeysEerste consult, 40 minYasmine BakkaliControleLena WoutersAangeboden, tot 17:00Ruben DeclercqAangeboden, verzet van do
Aangeboden, vastgehouden voor de patiënt
Concept
Agenda
De dag, met de tijdsloten die het onthaal heeft aangeboden en vasthoudt tot de patiënt antwoordt.
3 / 4 - Voetzorg KouterAanvragenAgendaDocumentenDoor de praktijk ingesteldRegelsAntwoordvoorstellenWeekrapportLotte De WildeOnthaal
- Aanvragen
- 186
- Op tijd
- 94%
- Mediane wachttijd
- 38min
- Te laat
- 12
Aanvragen per dagPer kanaalKanaal Aanvragen Op tijd Mediane wachttijd Gemiste oproep 52 96% 34 min Voicemail 38 92% 41 min Sms 41 98% 22 min Webformulier 29 90% 2 u 10 E-mail 26 88% 3 u 05 Concept
Weekrapport
Hoeveel er binnenkwamen, hoeveel binnen de tijd van hun regel beantwoord werden, en hoe lang mensen wachtten.
4 / 4
Wat het waard zou zijn
Een opgenomen oproep kan een afspraak worden.
Hoeveel je er terugwint, is jouw cijfer, niet het mijne. In week één zou ik je gemiste oproepen tellen voor iemand je een besparing voorrekent.
29%
van de oproepen naar zorgverleners blijft gemiddeld onbeantwoord, volgens bedrijven die belsoftware verkopen. Dezelfde bronnen zeggen dat 85% van die bellers niet terugbelt.
Bron: Keona Health, citing Invoca and Clearwave (opent in een nieuw tabblad). Cijfers van bedrijven die belsoftware verkopen, uit tweede hand. Pagina gelezen op 11 nov 2026. Een claim van een leverancier. Het is geen resultaat van mij, geen belofte, en geen enkele kliniek die ik ken werd erop gemeten.
Je gemiste oproepen, in euro
Wacht op je cijfers.
Wat de gemiste oproepen kosten, niet wat een tool terugwint.
Waar de grens ligt
Het verdeelt aanvragen. Een mens beslist.
Wat het doet
- Zet voicemails, gemiste oproepen, formulieren, sms’en en e-mails in één lijst.
- Writes a one-line summary of each, labelled as written by AI.
- Vindt welke van je regels past, en toont de woorden die pasten.
- Sorteert op wanneer die regel zegt dat de aanvraag aan de beurt is.
- Drafts a reply or proposes a slot for a person to approve.
Wat het nooit doet
- Judge how serious a complaint is, or call anything urgent on its own.
- Tell a patient what is wrong, or what to do about it.
- Send a message or book a slot nobody approved.
- Hide a request. Everything it received stays in the list until a person closes it.
The rules, the word lists and every decision belong to the clinic. This is workflow software and it makes no clinical call. I don’t market it as a medical device, and whether a feature would change that is something I check with the clinic before I build it.
Wil je dit echt laten bouwen?
Ik zou beginnen met een week op je eigen cijfers: welke kanalen je hebt, wat het langst wacht, en de regels die je al volgt zonder ze op te schrijven. Daarna een vaste prijs.